Modul Pembelian dan Kas dirancang sebagai pengendali sirkulasi dana dan material sebelum barang masuk ke area penyimpanan. Sistem ini menerapkan metode Three-Way Matching, yaitu validasi kecocokan data antara jumlah yang dipesan (Purchase Order), jumlah yang di-scan masuk oleh gudang (Terima Barang), dan nilai tagihan yang dikirim oleh vendor (Faktur Beli).
Pengajuan Pesanan
Inbound & Scan Fisik
Verifikasi Nilai Tagihan
Pencatatan Saldo Vendor
Pelunasan Rekening Kas
Menangani ribuan sirkulasi berkas pengadaan menuntut performa sistem yang ringan. Aplikasi dibekali dengan modul penyaringan cerdas dan arsitektur pengolahan data terpusat:
Mempermudah pencarian log transaksi secara instan tanpa perlu membuang waktu menyisir tabel satu per satu. Pengguna dapat mengombinasikan filter berdasarkan rentang Tanggal PO, batas Tanggal Jatuh Tempo tagihan keuangan, spesifik nama Supplier, alokasi area Gudang / Cabang operasional, status dokumen, hingga pengetikan kata kunci bebas (Key Word) untuk nomor nota referensi fisik.
Menjamin performa aplikasi tetap cepat dan ringan walau basis data telah menyimpan ratusan ribu rekor riwayat. Melalui metode Server-Side Paging, browser pengguna tidak dipaksa memuat seluruh baris database sekaligus. Peladen (server) hanya akan menarik, menghitung, dan mengirimkan baris data dalam jumlah terbatas sesuai halaman aktif yang sedang dibuka (misal: 10 atau 20 baris per halaman).
Setiap dokumen pembelian wajib diproses secara linier mengikuti urutan kerja berikut untuk menghindari selisih persediaan dan kesalahan bayar:
Pembuatan pesanan awal dilakukan melalui menu Purchase Order. Pengguna menginput nama supplier, gudang tujuan pembongkaran, SKU barang, harga satuan, dan PPN (otomatis terkunci 11% dari konfigurasi Company Profile). Selama berstatus Draft, kuantitas masih bisa diubah. Setelah tombol Konfirmasi Pesanan diklik, data dikunci total menjadi status Disetujui dan otomatis terkirim sebagai antrean barang masuk bagi tim gudang.
Ketika armada supplier tiba, staf gudang membuka menu Daftar Terima Barang untuk memverifikasi fisik berdasarkan nomor referensi PO asal. Staf wajib menginput nomor surat jalan vendor dan menghitung aktual barang. Jika jumlah yang datang lebih sedikit, sistem mendukung pencatatan status Diterima Sebagian. Saat tombol Konfirmasi Penerimaan diklik, Kartu Stok (Inventory) langsung bertambah secara real-time berdasarkan data antrean FIFO.
Ketika nota tagihan fisik dari supplier datang, tim finance membuka menu Faktur Pembelian. Pengguna dapat memasukkan satu nomor PO atau menggabungkan multi-PO milik supplier yang sama ke dalam satu invoice tagihan. Sistem mengunci aturan validasi: total rupiah yang ditagihkan wajib dikalikan berdasarkan jumlah kuantitas barang aktual yang sudah di-scan masuk di gudang (QTY Terima), bukan jumlah pesanan awal (QTY Pesan).
Setelah Faktur Pembelian disimpan dengan status selesai, sistem otomatis mem-posting nominal bersih tagihan ke dalam modul Buku Utang usaha pada kolom Kredit (+). Kartu ini merekam saldo berjalan kewajiban perusahaan, mengidentifikasi nomor invoice vendor, serta mengunci batas aman tanggal Jatuh Tempo pembayaran (*due date*) sesuai kesepakatan jangka waktu Term of Payment (TOP).
Eksekusi pengeluaran dana dilakukan melalui menu Buku Kas / Bank. Pengguna memilih akun rekening penarik (seperti BNI/Mandiri) berdasarkan master Daftar Rekening aktif. Sistem secara otomatis mencatat angka pembayaran di kolom Debet (-) Buku Kas, yang secara simultan memotong saldo Buku Utang vendor hingga lunas, dan merubah status akhir database Purchase Order menjadi status permanen Selesai.
Untuk mempermudah proses pelacakan operasional dan mendeteksi kesalahan manusia (*human error*), setiap lembar kerja transaksi dilengkapi dengan dua panel informasi transparan di bagian bawah halaman:
Bertindak sebagai repositori rantai dokumen digital. Setiap kali staf mengunggah file scan surat jalan pelabuhan, invoice pajak asli vendor, atau struk bukti transfer bank, file tersebut otomatis dikelompokkan ke dalam folder server berbasis nomor PO utama. Pengguna dapat melacak dan mengunduh seluruh bukti fisik asli dari hulu ke hilir dalam satu layar tunggal.
Merupakan sistem perekam otomatis yang mencatat rekam jejak aktivitas harian staf. Setiap klik tombol konfirmasi, simpan draf, atau entri koreksi saldo utang, backend database akan langsung mengunci catatan log mati yang berisi informasi tanggal, jam menit presisi, nama operator akun yang bertugas, serta jumlah mutasi kuantitas saldo berjalan secara transparan.
| Nama Status Sistem | Aturan Validasi & Dampak Operasional Gudang |
|---|---|
| DRAFT | Data pengadaan baru dirancang oleh staf pembelian. Informasi kuantitas item dan harga satuan masih terbuka untuk direvisi. Kuantitas persediaan fisik di gudang tidak berubah. |
| DISETUJUI | Dokumen PO resmi disahkan oleh manajer dan dikunci menjadi format nota (Read-Only). Dokumen masuk ke daftar tunggu tim gudang lapangan sebagai estimasi muatan barang datang. |
| DITERIMA SEBAGIAN | Fisik barang yang datang di area inbound kurang dari kuantitas pesanan PO (supplier mencicil kiriman). Dokumen PO tetap dibuka menunggu pengiriman barang sisa berikutnya. |
| DITERIMA LENGKAP | Seluruh muatan fisik barang telah selesai dihitung, di-scan lolos inspeksi, dan jumlahnya 100% cocok dengan dokumen PO asli. Status naik otomatis ke lembar keuangan. |
| PENDING | Proses pembongkaran barang di area inbound ditangguhkan oleh supervisor gudang untuk kepentingan investigasi selisih hitung atau kerusakan kemasan material logistik. |
| SUDAH DITAGIHKAN | Nota tagihan supplier lolos Three-Way Matching dan resmi membukukan saldo pada neraca utang usaha perusahaan. |
| SELESAI | Siklus transaksi ditutup penuh. Dana rekening kas perusahaan telah terpotong untuk pelunasan lunas kepada supplier, utang terhapus, dan rekor dokumen diarsipkan permanen. |